Ustawa o gospodarce nieruchomościami definiuje zarządcę nieruchomości w sposób następujący:

      „ Zarządca nieruchomości to przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą z zakresu      
        zarządzania nieruchomościami.”

„Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością, a w szczególności:     

1. właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości;
2. bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości;
3. właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego;
4. bieżące administrowanie nieruchomością;
5. utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem;
6. uzasadnione inwestowanie w nieruchomość”

Aby sprostać określonym w ustawie obowiązkom zapewnienia racjonalnej gospodarki nieruchomością zarządca nieruchomości powinien posiadać rozległą wiedzę i doświadczenie w zakresie: 

• ekonomii i finansów
• znajomości przepisów prawa
• budownictwa – w tym urządzeń i instalacji stanowiących wyposażenie budynków

Mając powyższe na uwadze zarządy wspólnot mieszkaniowych przed podpisaniem umowy na administrowanie bądź zarządzanie nieruchomością wspólną, powinny wnikliwie zapoznać się z kompetencjami administratora bądź zarządcy, który będzie osobiście sprawował pieczę nad nieruchomością. Nie chodzi przy tym o badanie firmy, która może zarządzać 20 lub 100 wspólnotami, tylko właśnie o konkretnego zarządcę. To on bowiem będzie musiał na co dzień borykać się z problemami , których firma za niego nie rozwiąże. Pozwoli to na uniknięcie przykrych konsekwencji nieudolnego administrowania bądź zarządzania nieruchomością i konieczności szukania nowej firmy.                  

                                                                 
Należy też pamiętać, że w przypadku dokonania wyboru zarządu ( najczęściej z pośród właścicieli lokali ) to zarząd wspólnoty mieszkaniowej odpowiada za działalność zarządcy, któremu zarząd zlecił zarządzanie nieruchomością wspólną (na mocy umowy zlecenia), za treść zawartej przez siebie umowy i kontrolę jej wykonania.     

                                         
Szczególnie istotne dla zarządu będzie, aby w umowie zlecenia zarządzania nieruchomością wspólną znalazł się zapis o obowiązkowym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej zarządcy. Przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami stanowią bowiem że :

Art. 186.3. Zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością. Jeżeli zarządca nieruchomości wykonuje czynności przy pomocy innych osób, działających pod jego nadzorem, podlega on również ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone działaniem tych osób. 

3a. Kopia dokumentu ubezpieczenia, o którym mowa w ust. 3, aktualnego na dzień zawarcia umowy o zarządzanie nieruchomością stanowi załącznik do tej umowy. Zarządca nieruchomości niezwłocznie informuje stronę umowy o zarządzanie nieruchomością o wszelkich zmianach danych zawartych w dokumencie ubezpieczenia i o zawarciu nowej umowy ubezpieczenia, przekazując kopię dokumentu ubezpieczenia.

3b. Jeżeli zarządca nieruchomości nie dopełnił obowiązków, o których mowa w ust. 3a, strona umowy o zarządzanie nieruchomością, po uprzednim wezwaniu w formie pisemnej zarządcy nieruchomości do przedłożenia kopii dokumentu ubezpieczenia w ciągu 7 dni od dnia otrzymania wezwania, ma prawo wypowiedzieć umowę o zarządzanie nieruchomością ze skutkiem natychmiastowym.