Planowanie w zarządzaniu nieruchomościami
Obecnie wielu zarządców i administratorów nieruchomości ogranicza swoją działalność do bieżącej obsługi nieruchomości, usuwania usterek lub awarii na nieruchomości. Planowane prace remontowe lub modernizacyjne zawierane są w bardzo ogólnikowych rocznych planach gospodarczych dla nieruchomości. Taki sposób działania skutkować będzie wysokimi kosztami utrzymania nieruchomości, degradacją stanu technicznego nieruchomości i obniżeniem wartości nieruchomości.
Tymczasem właściwe rozplanowanie wszelkich działań kontrolnych, konserwacyjnych, remontowych i modernizacyjnych pozwoli na obniżenie kosztów utrzymania nieruchomości , utrzymania właściwego stanu technicznego nieruchomości , podniesienia wartości nieruchomości i zgromadzenia środków finansowych na niezbędne remonty i modernizacje.
I tak dane zawarte w protokołach kontroli okresowych budynku wynikających z przepisów prawa budowlanego powinny stanowić podstawę do sporządzenia zestawienia robót remontowych budynku. Dane te powinny być jednak uzupełnione o zalecenia wynikające z instrukcji techniczno- ruchowych urządzeń zamontowanych na budynku, wykonanych ekspertyz. Przy budynkach starszych także o określenie technicznego zużycia elementów budynku, które można znaleźć w opracowaniach zawierających normatywne okresy trwałości elementów budynku. To ostatnie może się okazać o tyle istotne, że ekonomicznie nieuzasadnione byłoby przykładowo planowanie remontu pokrycia dachu, kiedy normatywny okres trwałości więźby dachowej dobiega końca i niezbędna może okazać się w takim przypadku najpierw wymiana więźby dachowej a później dopiero ułożenie nowego pokrycia dachu.
Tak więc uzasadniona jest potrzeba opracowywania planów remontowych nie tylko na najbliższe rok, ale powinny one obejmować okresy kilkuletnie a niekiedy nawet kilkunastoletnie.
Zestawienie robót remontowych budynku powinno zwierać podział robót na:
- roboty konserwacyjne
- naprawy bieżące
- naprawy główne
Plan robót remontowych powinien być sporządzony z zachowaniem pierwszeństwa dla robót mających na celu:
- eliminację zagrożenia bezpieczeństwa użytkowników lokali i osób trzecich
- zabezpieczenie przeciwpożarowe budynku
- spełnienie wymagań ochrony środowiska
- zachowanie zapobiegawczego charakteru remontu
Właściwe planowanie w zarządzaniu nieruchomością nie dotyczy tylko planowania robót remontowych, ale także planowania sposobów ich finansowania i pozyskiwania środków, nie tylko z funduszu remontowego , ale i innych źródeł.
Mówiąc o planowaniu w zarządzaniu nieruchomościami mamy na uwadze również planowanie wszelkich zakupów zarówno na potrzeby bieżącej konserwacji jak i napraw bieżących nieruchomości. Będzie to przykładowo zakup soli lub innych środków do likwidacji gołoledzi w okresie, kiedy nie ma problemu z nabyciem tych środków a nie czekanie na okres gdy wystąpi potrzeba ich użycia a na rynku występują ich braki.
Innym przykładem będzie zakup sprężyn do bramy garażowej w momencie, gdy stare jeszcze funkcjonują, ale ich zużycie techniczne zbliża się do końca. Wcześniejszy zakup takich sprężyn pozwoli na bezproblemową ich wymianę w przypadku pęknięcia sprężyn, bez czekania aż dostawca zrealizuje nasze zamówienie na nowe sprężyny. Obejdzie się wtedy bez problemu otwartych przez dłuższy okres drzwi garażowych. Może to skutkować wychłodzeniem garażu w okresie zimowym lub kradzieżą pojazdu z garażu. Ponieważ każdy producent sprężyn podaje orientacyjną liczbę cykli otwarcia i zamknięcia bramy garażowej za pomocą określonego typu sprężyn oraz mając z panelu sterowania napędem bramy informację o ilości cykli otwarcia i zamknięcia bramy, możemy zaplanować taki zakup z odpowiednim wyprzedzeniem. Ta sama zasada planowania zakupów na potrzeby utrzymania nieruchomości będzie miała zastosowanie dla innych urządzeń w budynku.
Niezbędny element planowania będzie miał także zastosowanie w przypadku korzystania z kredytów, dotacji lub innych programów finansowych, gdzie procedury wymagają od wspólnoty mieszkaniowej działań wykonanych z odpowiednim wyprzedzeniem ( często środki finansowe z puli rządowej, regionalnej lub miejskiej kończą się przed zakończeniem roku kalendarzowego lub wnioski o dofinansowanie należy złożyć z dużym wyprzedzeniem).
Nie można też zapominać, że właściwe planowanie w zarządzaniu nieruchomością i realizacja tych planów przedkłada się na wzrost wartości nieruchomości. Nie wszyscy właściciele lokali zdają sobie z tego sprawę i przyjmują bierną postawę wobec wszelkich działań wspólnoty mieszkaniowej( nie uczestniczą w zebraniach wspólnoty, nie oddają swoich głosów pod uchwałami itp.) Dopiero w przypadku chęci zbycia lokalu okazuje się , że trudno znaleźć kupującego gdy elewacja budynku jest w opłakanym stanie, klatki schodowe zaniedbane a niesprawna kanalizacja odstrasza swojskimi zapachami potencjalnych klientów na mieszkanie.
Każda wspólnota mieszkaniowa powinna wymuszać na zarządcy nieruchomości opracowywanie jak najdalej idących planów remontowych i modernizacyjnych oraz szczegółowych planów konserwacji i przeglądów ( zarówno tych obowiązkowych jak i nieobowiązkowych).